Инструкция пользователя портала претензий
Авторизация
Чтобы войти на портал претензий, необходимо нажать одну из кнопок авторизации на главной странице
Появится окно авторизации с полями для ввода логина и пароля. Всем клиентам, с корректным email, предварительно рассылается письмо со ссылкой на доступ к порталу. Логином является ИНН клиента, пароль генерируется автоматически. При авторизации пользователь должен удостовериться, что в форме “Проект” выбран Претензионный кабинет.
Для клиентов с широкой федеральной сетью дополнительно может понадобиться указать КПП
Если необходимо восстановить пароль, на форме авторизации нажмите кнопку «Получить пароль». В открывшемся окне необходимо ввести доступные данные.
Поиск накладной
Чтобы перейти на список накладных, выберите пункт «Накладные». Для удобства можно воспользоваться поиском по номеру накладной фильтром по периоду или сортировками по столбцам в таблице.
При нажатии на строчку с накладной, откроется детальная страница накладной
На детальной странице накладной можно:
1) Ознакомиться с информацией о дате отправки и сумме заказа;
2) Узнать адрес и вид доставки;
3) Скачать документы по товарам;
4) Создать претензию.
Создание претензии
При нажатии на кнопку «Создать претензию» откроется страница с полями для заполнения.
Сначала нужно выбрать тип претензии:
Как заполнять претензию:
1) Найти интересующий товар в списке, для удобства можно воспользоваться поиском.
2) Указать количество товаров в столбце с видом претензии.
- Если в столбце отображается надпись «Срок подачи истёк» это значит, что претензии данного вида по этому товару не принимаются;
- Полные правила обработки претензий описаны на странице Правила обработки претензий
3) Для вида претензий “Излишки не по накладной” необходимо в соответствующем блоке через поиск товара по наименованию, производителю или серии - найти и выбрать товар.
4) В блоке “Выбранные товары” - указать кол-во товаров по излишкам.
5) Если найти выбранный товар не получится - напишите его в текстовом поле под блоком “Выбранные товары”.
6) Прикрепить подтверждающие фотографии или файлы.*
7) Добавить уточняющий комментарий, если необходимо.
8) Нажать кнопку «Отправить претензию».
* - Если претензия по маркировке, желательно прикладывать xml-ответ от Честного знака
После отправки претензии будет показано окно с информацией о принятии претензии и контактными данными
После закрытия окна откроется страница со списком претензий.
Создание претензии "Пересорт серии"
Выбираем тип претензии "Пересорт серии".
Как заполнять претензию:
1) Найти интересующий товар в списке, для удобства можно воспользоваться поиском.
2) Выбрать пришедшую по факту серию, можно воспользоваться поиском.
3) Прикрепить подтверждающие фотографии или файлы.
4) Добавить уточняющий комментарий, если необходимо.
5) Нажать кнопку «Отправить претензию».
Статусы претензии
В зависимости от статуса обработки претензий они располагаются в разных разделах списка.В разделе «Активные» располагаются претензии со статусами «Отправленные» и «В работе»:- «Отправленные» - принятые претензии, по которым еще не назначен ответственный;
- «В работе» - по претензии назначен ответственный и по ней ведётся работа.
После отправки претензия отображается в разделе Активные со статусом «Отправлено»
После того, как работа по претензии завершена она переходит в раздел «Обработанные»
В разделе «Обработанные» располагаются претензии со статусами «Обработано», «Возврат» и «Отказ»:
-
«Обработано» - по претензии завершена работа, товар или документы доставлены в полном объёме;
-
«Возврат» - по претензии завершена работа, товар и возвратные документы доставлены в полном объёме;
-
«Отказ» - по претензии вынесено решение с отказом.
Обработка претензий
На детальной странице претензии отображается актуальная информация по ходу обработки претензии:
1) Статус обработки;
2) Ответственный сотрудник - будет назначен сотрудник возьмет претензию в работу;
3) Информация по накладной;
4) Если по накладной было создано несколько претензий, между ними можно переключаться;
5) У претензий со статусом «Отправлено» на детальной странице будет доступна кнопка «Редактировать»;
6) Для претензий с любым статусом, можно добавлять комментарии или загружать файлы.
Результатом обработки претензии является решение, которое выносит специалист отдела претензий.
Узнать решение по претензии можно перейдя на детальную страницу претензий.
На детальной странице:
1) Возле статуса будет располагаться ссылка, ведущая на описание решения.
2) В блоке «Решения по претензии» будет указана дата принятия решения, контакты сотрудника, принявшего решение и текст самого решения.
3) В правом верхнем углу будет расположена кнопка для скачивания корректировочной счёт-фактуры в формате pdf.
В случае вынесения решения о возврате клиенту необходимо скачать и распечатать задание экспедитору:
4) В левом нижнем углу расположена кнопка для скачивания задания экспедитору в формате pdf.
Так же задания экспедитору можно скачать из списка претензий:
